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【山大生向け】大学のメールってなんのためにあるの?何に使えるの?【st.yamagata-u.ac.jp】

たーかぎー

情報局ライター、IT担当のたーかぎーです! 今回は、新入生が使い方も教わらずに受け取って困惑しているであろう、「大学のメールアドレス」の使い方を紹介します!

知らないと損する情報がたくさんあるので、ぜひ最後まで読んでいってくださいね!

(この記事を書くにあたって協力してくれた新入生Sくん、ありがとうございました!)

新入生のみなさん、ご入学おめでとうございます。

大学に入学してから慣れないことの連続で、大変な毎日を送っていることでしょう……

そんな毎日に埋もれがちで、ついつい存在を忘れてしまう「大学のメールアドレス」。

このアドレス、実はめちゃくちゃ価値があります。

「その大学に所属する学生しか使えないので、簡単に身分が証明できる」という価値です。

このアドレスを使えば、ワードやエクセル、パワポが無料で手に入ったり、Zoomの有料プランと同じ機能が無料で使えたり、日常使いで絶対困らないデータ保存容量をクラウド上に手に入れることができます。

そのほかにも、就活やインターンなど、社会人とのやり取りで使うことで相手に良い印象を与えることができたり、サークル活動で撮影した大量の動画ファイルを共有したり、卒論研究で学生にアンケートをとって結果をすぐに研究室で共有したりと、充実した大学生活を送るのに必須の存在といっても過言ではありません。

今回から何回かに分けて、この学生用メールアドレスの使い方を紹介していきます!

※ここで紹介する活用法はすべてWindows, Mac共通です。

※第三者がこのアドレスを使えば身分詐称などの悪用ができてしまうので、アカウントのパスワードの管理には十分注意しましょう。

ログイン方法

下のURLをクリックすると、入学者向けの各種情報が閲覧できるページにログインすることができます。

https://www.yamagata-u.ac.jp/nsdts

画像の通り、受験番号と生年月日、確認用コード(配布資料に記載)を入力してください。

ログインに成功すると、

①「学生番号」

②「山形大学 学務情報システム」のID・パスワード

③「情報ネットワークセンター」のID・パスワードや学生用メールアドレスなど

の3つの情報が手に入ります。

今回重要なのは、この③の情報です。

メールアドレスやパスワードは、下記のような組み合わせで構成されています。

山形大学は、GmailをはじめとするGoogleのサービスを大学のメールアドレスで利用できる契約をしています。

なので、まずはGmailにログインして大学のメールアドレスを利用してみましょう。

https://www.google.com/accounts

こちらからGoogleのサービスにログインします。(別のアカウントですでにログインしている場合は、そのアカウントからログインするか「別のアカウントを追加」を選択します。

山形大学のロゴと自分の名前がアカウント情報に表示されていれば成功です。

ログインに成功したら、サービス一覧からGmailを選択します。

大学から連絡が届いている場合があるので(サーバーメンテナンスの情報など)、ときどきチェックしておくと良いでしょう。

自分からメールを送る場合もGmailと操作方法は同じです。左上にある「作成」ボタンから新規メールを作るだけです。

活用法1 Office365でワード・エクセル・パワポを無料でGet

https://www.microsoft.com/ja-jp/education/products/office

早速、上記サイトに先ほどのメールアドレスを入力してOffice365を無料で手に入れましょう。

パスワードを設定したらメールが届くので、メールに記載されたURLをクリックしてアカウントを有効化します。

下記のようなページが表示されたら成功です。

OfficeのインストールからOffice365アプリを選びます。

あとは指示に従ってダウンロード・インストールを進めましょう。通信量が多いのでアパートのWi-Fiが遅い人は学校でやるのがいいと思います。

大学公式に注意点などがまとまっていますので(卒業後は使えないからデータ移行しましょうとか)、こちらも併せて確認しておくとよいでしょう。

https://www.ncsc.yamagata-u.ac.jp/sub/gakusei.html

活用法2 怒られるまで使えるオンラインストレージ

普通のGoogleアカウントは15GBまでのオンラインストレージが使えますが、山大のアカウントを使うとさらに大容量のストレージが使えます。追加で専用のアプリを入れることができ、簡単に Google Drive とPC上のローカルフォルダが同期できます。(以前は「Drive File Stream / ドライブファイルストリーム」という名前でしたが、最近「パソコン版 Google Drive」に名前が変わりました)

使い方は別の記事にまとめていますので、詳細はこちらをご覧ください!

大学生が絶対に覚えるべき Google Drive の基本機能5つ ※本題の前にGoogleDriveの無制限アカウントについて説明しますので、興味がある人は本題まで飛ばしてください たかーぎー ...

この教育機関向けの Google Drive は、Google Workspace for Education Fundamentals という名前のサービスの一部です。G Suite for Educationという名前だったときは無制限で使えるオンラインストレージが含まれていたのですが、ブランド名とGoogleの規約変更のため、ちょっと複雑な状況になっています。

https://edu.google.com/intl/ja_ALL/products/workspace-for-education/education-fundamentals/

こちらのリンクによると、2年生以上は無制限のストレージを2022年初頭まで利用でき、1年生は1年生同士で100TBの容量を分け合う形式になったようです。山大の1年生は1000人いるので、一人あたり100GBくらいですね。全員が100GB使うわけではないと思うので、しばらく容量不足になることはなさそうです。一人で数百GBくらいまでなら怒られないと思います(未検証)。

活用法3 Zoomを時間無制限で使用&ブレイクアウトルーム

記事執筆時点では、Zoomは大学生向けに無料アカウントでも時間制限なしで利用ができるサービスを提供しています。現在はサークル活動や交流会などをZoomで行うことが多いので、これらの機能は使えるようにしておくといいでしょう。

使用方法は簡単です。「Googleでサインイン」を選んだあと、最初にログインした大学アカウントでサインインするだけ。これで無制限アカウントになります。

スクリーンショットはPC版ですがブラウザでも同じです。

ブレイクアウトルーム(テーマごとに部屋を立てて行き来することができる機能)は、下記から設定することで有効化することができます。

https://zoom.us/profile/setting

こちらのURLから、「ミーティングにて(詳細)」を選択して「ブレイクアウトルーム」をONにします。(画像はONになった状態です)

自分のアカウントでミーティングを開始すると、新しく「ブレイクアウトルーム」のアイコンが出てきます。

赤い矢印のアイコンを押して、部屋の数を決めて、参加者による部屋の移動の可否を選んで、ブレイクアウトルームを開始ボタンを押しましょう。

画像は情報局の活動のときに作っているブレイクアウトルームです。静かに作業する部屋と雑談する部屋と勉強会をする部屋を作って活動しています。

もう一つ、Zoomを山大アカウントで使うメリットがあって、「同じ組織に所属するメンバーしか入れないミーティングを作成できる」というものがあります。

これを使えば、パスワードや待機室など面倒な(でも重要な)セキュリティ対策をせずに学生限定のオンラインイベントを行うことができます。

イベントを企画した人は、ぜひやまがた学生情報局に連絡してください。内容によっては取材して記事にできるかもしれません!

さいごに

いかがでしたか?

まだまだできることはたくさんありますが、今回は代表的なものだけ紹介しました。

配布資料にも書いてあるとおり、パスワードを紛失した人は学生証を持って情報ネットワークセンターに行きましょう。

使い方がわからない人は資料やネットワークセンターのサイト (https://www.ncsc.yamagata-u.ac.jp/) をよく読んで、それでも分からない場合はメールや対面などで事務の人に質問してみましょう。

情報局でも引き続き学生のためのさまざまな情報を発信し続けますので、Twitterのフォローなどよろしくおねがいします!

この記事で得たITスキルを手に、ぜひ快適な大学生ライフを送ってくださいね!!

ABOUT ME
たーかぎー
たーかぎー
ゲストライター 山形大学工学部のライターです。 山形の有益情報を配信していきます。

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