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大学生が絶対に覚えるべき Google Drive の基本機能5つ

※本題の前にGoogleDriveの無制限アカウントについて説明しますので、興味がある人は本題まで飛ばしてください

たかーぎー

google Driveには多くの機能があります。
組み合わせることによってパフォーマンスは無限に広がります。そんなまずは基本的な部分のおさらいからしていきましょう。

2020年4月追記)G Suite for EducationGoogle Workspace for Education Fundamentals に名前が変わりました。クラウドストレージの容量に制限ができましたが、普段づかいのレベルでは大丈夫だと思います。その他の変更点はありません。

G Suite for Education を使おう

山形大学生はGoogle Driveを容量無制限で使用できることを知っていましたか?

実は、やり方が山形大学工学部学術情報基盤センターのWebサイトに書いてあるのですが、「G Suite を利用できます」 としか書いていないのでこれだけでは分からないです。

ほかの大学の学生も大学からサービスが提供されているか、「○○大学 G Suite」で検索してみて確認してみてください。

大学のサイトにはGmailの使い方が紹介されていますが、ここではGoogle アカウントにログインしてGoogleのサービスすべてを大学アカウントで利用する方法から紹介したいと思います。

Chromeを使ってない人はダウンロード・インストールします。

Chromeでは卒業以降も使えるアカウントのほうが都合がいいので、大学アカウント以外のアカウントでログインしてください。

https://www.google.com/ からGoogleにアクセスし、右上のプロフィールアイコンをクリックして「別のアカウントを追加」を選択します。

大学から配布された電子メールアドレス(xxx00000@st.yamagata-u.ac.jp)を入力してください。 パスワードは、学術情報基盤センターの端末にログインするときのパスワードを使ってください。

ログイン後、「このアカウントは st.yamagata-u.ac.jpによって管理されています。」という表示が出ていれば成功です。

G Suite for Education とは

織ドメインでのGmail、容量無制限のクラウドストレージ、Googleドライブの利用、組織内でのビデオ通話などができるGoogleのサービスです。

※執筆時点で、ビジネス向けのG SuiteはGoogle Workspaceという名前にリブランドされ、提供サービスの内容の変更がアナウンスされています。

※教育機関向けにもサービス内容に変更が加えられるかどうかは現時点では分かりませんが、おそらくGoogleDriveの容量無制限は維持されますので、安心して使用してください!

山形大学では、学内メールの提供をGmailを使用して行っており、そのために G Suite for Education を使用しています。

https://yzcsc.yz.yamagata-u.ac.jp/Manual/StudentMail/

脱線しましたが、ここから大学生が覚えておくべきGoogle Driveの基本機能を紹介していきます!

基本機能1 ワード・エクセル・パワポの代わりとして

Googleドライブの機能のひとつとして、Microsoft Officeの代わりとして使えるサービスがいくつかあります。

それぞれ、「Googleドキュメント・Googleスプレッドシート・Googleスライド + 使い方」で検索すると使い方が出てきますが、基本的にはオフィスソフトと機能は同じです。

じゃあそっちでいいじゃん!と思われる方もいるかもしれませんが、Googleのほうが共同で作業がしやすかったり、ネット環境さえあればどんな環境でも作業ができたりといったメリットがあります。

それぞれのサービスから新規ファイルを作成することもできるのですが、学生はレポートや発表で使う機会が多いと思いますので、Googleドライブにフォルダを作成してそこから作成するほうがオススメです。

ファイルを作成したいフォルダで右クリック→作りたい種類のファイルを選択

レポートをスプレッドシートで書いたけど、提出はword形式なんだけど!みたいな状況でもOKです。

ドキュメントの場合は、「ファイル→ダウンロード→Microsoft Word (.docx)」 を選択します。パワポやエクセルの形式でダウンロードしたい場合も同様です。

基本機能2 スマホアプリでPCとデータを共有

Googleドライブにはスマホやタブレット版のアプリもあります。

これらのアプリをダウンロードしておくことによって、PCで作ったデータをスマホからも編集・閲覧したり、オフラインでの編集をしたりできます。

PCで文章作成するよりフリック入力のほうが早い人、音声入力でレポートを作成したい人などにオススメです。スライドにスマホの写真を挿入する場合、タブレットで書き込みながらスライドを表示する場合なども使えます。

PCとスマホで使えるフォントが違うことなどが理由で文字や図形の表示が崩れる場合があるので、発表や印刷の前の最終チェックは忘れずにしておきましょう!

基本機能3友達とファイル共有

大学の授業ではグループワークでひとつのスライド資料を作成する場面があります。そんなときに使えるのが、この共同編集機能です。

パワポイントの作成を分担する場合は、それぞれのパソコンでスライドを作成して、だれかひとりのPCでそれをくっつける作業が必要になりますが、共同編集機能を使えば同じファイルを同時に複数人で編集することができます。編集内容はリアルタイムで更新されるので、作業がはかどること間違いなしです。

そのほかにも、写真やPDFなどの資料を分担して集めたあとに、ひとつのフォルダにまとめて管理するといった使い方も可能です。

発表原稿もドキュメントで同時編集して共有できます。

フォルダの共有をする場合は、必ず権限の設定を確認しましょう。内容を変更されたくない場合は「閲覧者」、共同編集する場合は「編集者」の権限にして共有リンクを送信しましょう。

共有設定は、相手のGmailアカウントを指定して行うこともできるし、リンクを知っている人がアクセスできる形式にもできる。

メンバー全員が同じ大学に所属していれば、その所属大学の学生・教職員だけがアクセスできるリンクを作ることもできるのでセキュリティ対策もバッチリだ。

基本機能4 Google Form

サークル活動やイベント、社会学系の研究をするときにオススメなのがこのGoogle Formを使ったアンケート作成機能です。

たとえば新入生がたくさん入ったあとの名簿作成などで、全員から連絡先をあつめてリストを作る場合など、LINEから情報をコピペして表にまとめるのは大変ですよね?

そんなときはGoogle Formで名前や連絡先、自己紹介などの欄を作成したフォームをグループLINEに投稿しましょう。サークル入会規約の署名など、ファイルをアップロードしてもらうこともできます。

筆者はサークルでイベントを企画したり記事ネタを集めるときによく使っています。

回答のタブを開いてスプレッドシートのアイコンをクリックすれば表として管理することができるので、参加者の集計をするときなどに便利です。

基本機能5 Drive File Stream

本来は有料機能なのですが、多くの大学では学生が自由に使える大学が契約したGoogleアカウント使用できる機能です。(山形大学の学生は冒頭の通りにやればできます)

なんといっても無制限(2020年12月現在)のファイルの保存が可能で、大量の動画ファイルやパソコン丸ごとバックアップ、研究用のビッグデータの保管などが気軽にできることが魅力です。

→2020年4月追記)2021年度入学生からは容量無制限ではなくなっています。大学全体で容量が100TBという制限なので、使いすぎると大学から連絡が来ると思われます。今後はあまりにも多い容量を保存したい場合は外付けのストレージを買う必要がありそうですね。

ダウンロードやアップロードの速度もとてつもなく早く、家の回線速度がよほど早い人でない限り回線速度そのままにダウンロード&アップロードができます。

(OneDriveの有料版も多くの学生は無料ですが、回線速度がとてつもなく遅いので使い物になりません)

WindowsでもMacでも使えますし、ファイル名に特殊文字が入っていてもエラーにならないし(OneDriveはなる)、ファイルが増えても重くならないし(OneDriveはなる)、クラウド上にあるフォルダもすべてローカルフォルダと同じように使用できるので、使うデメリットはほぼ無いです。

そうはいってもファイルを開くのに時間がかかったり、動画のなめらかな再生はできないんじゃないの?と私も以前は思っていたのですが、なんの問題も無い!というのが数年使っている筆者の結論です。(一昔前に現役だったHDDのアクセス速度は10Mbps程度なのに比べ、現代の回線速度は最低でもそれ以上はある)

共有フォルダもいくつかの手順を踏むとローカルで管理することができるので、管理したい共有フォルダが多い人にもオススメです。

共有フォルダ追加の手順は簡単。ブラウザ版のGoogleDriveから共有したいフォルダ・ファイルを選んで、右クリックから「ドライブにショートカットを追加」を選択して、マイドライブの任意の場所にリンクを作るだけ。

これでGoogleドライブ上のどんなファイルでも普通のローカルファイルと同様の感覚で扱える。

さいごに

いかがでしたか?

Googleドライブやその連携サービスの素晴らしさが少しでも伝わっていれば幸いです。

例えるなら、誰でも簡単にデータの四次元ポケットを手に入れることができます。好きな時にデータを引き出して、スペアポケットも作れます。

社会人になっても絶対に役に立つITスキルになるので、今のうちから積極的に使いこなしましょう!!!

ABOUT ME
たーかぎー
ゲストライター 山形大学工学部のライターです。 山形の有益情報を配信していきます。
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